KỸ NĂNG GIAO TIẾP KHI TRẢ LỜI ĐIỆN THOẠI TRONG CÔNG TY

電話の受け方

(C) MoDOT Photos (Flicks)

Có bạn nào giống mình không, hồi cách đây hơn 10 năm, lúc làm ở công ty Nhật, một trong những điều làm mình hồi hộp nhất là khi phải nghe điện thoại gọi đến từ người Nhật (cười).
Vì hồi mới ra trường, tiếng Nhật nghe còn bì bõm, cộng thêm không biết nhấc máy lên sẽ chào hỏi làm sao, ghi lời nhắn của người gọi đến như thế nào.
Trong bài viết ngắn này mình không thể chỉ cho bạn “tuyệt chiêu” để nghe một cái hiểu liền (cười), vì để làm được điều này bản thân mình cũng đã phải mất một thời gian khá dài luyện tập và trải qua mấy lần bị mắng vì…nghe sai (cười).
Nhưng hi vọng những ý tổng hợp dưới đây của mình, sẽ giúp các bạn có cách ứng xử trong việc nghe điện thoại đúng chuẩn và có thể tạo được cảm tình từ người gọi đến nhé!

 

anh-chup-man-hinh-2016-12-06-luc-15-07-32

7 Lưu Ý Trong Trả Lời Điện Thoại

1. Nhấc máy điện thoại trong 3 tiếng reng đầu tiên
Khi có điện thoại gọi đến, các bạn nên nhấc máy ngay trong 3 tiếng reng đầu tiên để người gọi đầu dây bên kia không bị sốt ruột.
Nếu bạn nhấc máy sau 3 tiếng gọi, câu đầu tiên bạn nên nói là: Xin lỗi đã để anh/chị chờ!
Tiếng Nhật là: 「お待たせいたしました!」 Omataseitashimashita.

2. Không cần nhấc máy lên và chào…“Alo” (もしもし
Trong công ty, khi nhấc máy nghe điện thoại, bạn hãy bỏ thói quen “Alo” (hoặc もしもし – moshimoshi) như khi dùng điện thoại cá nhân đi nhé!
Câu đầu tiên bạn nên nói khi nghe điện thoại là: Dạ, <Tên công ty> <Tên phòng ban> <Tên bạn>  (はい+自社名+部署名+名前) .

3. Nên chào khi nghe điện thoại
Sau khi bạn xưng tên công ty, tên mình, bạn nên chào người gọi một tiếng để người gọi cảm thấy dễ chịu và thoải mái.
Ví dụ tiếng Nhật như: 「おはようございます」(Ohayou gozaimasu – Chào buổi sáng),「いつもお世話になっております」(Itsumo Osewaninatteorimasu – Lúc nào cũng được anh giúp đỡ)

4. Hỏi danh tính người gọi đến
Bạn cần hỏi trước tên công ty, và tên người gọi đến để hiểu mối liên kết câu chuyện và dễ xưng hô.
Nếu đầu dây bên kia nói không rõ hoặc chưa nói thì bạn có thể hỏi một câu tiếng Nhật là: 
「失礼ですが、どちらさまでしょうか。」 (Shitsurei desuga, douchirasama deshouka?- Xin lỗi cho tôi hỏi anh/chị ở công ty nào/tên gì?)

5. Ghi chú việc người gọi cần liên hệ theo quy tắc 5W3H
Khi cần phải ghi chú lời người gọi muốn truyền đạt lại, bạn chỉ cần hỏi và ghi theo quy tắc 5W3H tuỳ vào tình huống và nội dung công việc: When (khi nào), Why (tại sao), What (cái gì), Who (ai), Where (ở đâu), How about (ra sao), How much (giá bao nhiêu), How many (bao nhiêu cái).
Khi bạn hỏi xong, bạn nên xác nhận lại ý người nói.
Câu tiếng Nhật thông dụng thường dùng cho trường hợp này là: 
「ご用件を繰り替えさせていただきます」(Goyouken wo kurikaesaseteitadakimasu – Xin phép cho tôi được lặp lại ý của anh/chị)「ご用件を復唱します。」(Goyouken wo sukushoushimasu) .

6. Chào khi kết thúc hội thoại
Sau khi kết thúc cuộc hội thoại và chuẩn bị cúp máy, bạn nên chào bằng câu tiếng Nhật:
「承知致しました。」 (Shouchi itashimashita. – Dạ vâng, tôi đã hiểu.)「ありがとうございました。」(Arigatougozaimashita – Dạ xin cảm ơn)「よろしくお願いいたします。」(Yoroshikuonegaiitashimasu – Dạ, xin anh/chị giúp đỡ/chiếu cố).

7. Cúp máy sau khi bên đầu dây đã cúp
Bạn chỉ cúp máy nhẹ nhàng sau khi nghe tiếng cúp từ đầu dây bên kia.
Tránh không nên cúp máy trước khách hàng và cúp máy mạnh.

7 Điểm Mấu Chốt Làm Cho Cuộc Điện Thoại Được Suông Sẻ

1. Câu nói đầu tiên rõ ràng và tươi vui.
2. Nói chuyện chậm rãi, đừng nên nói nhanh.
3. Bỏ cách dùng từ, câu cú vòng vo. Câu chữ nên gọn gàng, dễ hiểu.
4. Tiếp chuyện điện thoại trong kinh doanh, các bạn cần phải nói kính ngữ. Đừng dùng từ thể ngắn.
5. Phát âm rõ ràng, dễ hiểu. Chú ý những thông tin như: tên, địa danh, số v.v.. cần phải phát âm rõ để tránh nhầm lẫn.
6. Dùng từ làm sao để bên nghe có thể hiểu. Nên lựa chọn từ ngữ khi sử dụng các từ viết tắt, từ chuyên môn.
7. Khi đang lắng nghe điện thoại, nên nói “vâng” (はい – hai) khi đã hiểu, giữa các câu khách hàng nói , để khách hàng yên tâm là đối phương đang có lắng nghe, mục đích làm cho cuộc hội thoại được suôn sẻ hơn.

Trích Dẫn Tiếng Nhật Từ Sách Business Manner Của Tác Giả Takeuchi Hiroshi

◾️感じの良い電話のポイント

①第一声から明るい声で、はっきりとしゃべる。

②電話でゆっくりめに話す。早口は聞き取りにくい。

③回りくどい表現はやめる。言葉は簡潔明瞭に。

④ビジネス電話での会話は敬語が基本。仲間言葉が出ないように注意する。

⑤相手にわかりやすい発音で話す。特に名前、地名、記号、数学などには気をつける。

⑥相手が理解できる言葉で話す。略語や専門語、業界用語の使用は相手を考えて使う。

⑦相槌をうまくに打ち、話をスムーズにすすめる。

Video Về Cách Đối Ứng Điện Thoại (Cơ Bản)

About trang 64 Articles
Tôi là Trang. Tôi yêu đời (cười). Nếu bạn cần tìm một bài viết để thấy cuộc sống nhẹ nhàng, có thêm hi vọng, thêm trải nghiệm thì vào trang của tôi nhé! Tôi chờ các bạn!

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.